7月7日下午，学院在行政楼会议室召开系主任例会。郭景文院长、胡明副院长及各系部主任参加。会议议题之一总结学院教育工作专项检查情况。郭景文院长指出我们要本着以评促建的原则抓好教学质量管理，系里的档案工作已初见成效，学生管理部门也要做好资料准备，教务处要做好自查工作。教学质量监控中心李徽副主任作了《开云在线注册-开云（中国）教育工作专项自查工作情况汇报》，教学督导高京生补充汇报检查情况，提出相应问题的解决方案。胡明副院长首先感谢系主任和工作人员的大量工作，学院尽快解决学院层面的困难，系部教学档案工作要早作准备，在档案管理过程中应该重视保证档案工作的连续性、完整性、真实性、安全性，按照督导专家的意见进行整改，下学期开学将再进行检查摸底。

    7月5日至7月7日，教学督导专家尹常治教授，教学督导高京生主任，教学质量监控中心李徽副主任、强顺成，教务处等其他相关人员，分别对机械系、基础部、土木系、法律系、信息系、管理系、经济系、材料系、外语系及实验技术中心等十个教学系部单位进行了为期三天的教育工作专项检查。通过检查，进一步夯实我院本科教学工作，督促各单位加强教育工作验收合格支撑材料的准备工作，为迎接9月份教育部验收评估做准备。

    这次检查的主要内容是考察近5年教学基本文件、自评报告和各种记录等的整理情况。检查过程主要包括听取系主任或系秘书的自评汇报，查阅自评支撑材料，抽查相关文件，核对主要数据，参观主要实验室，最后进行总结与反馈。

    检查小组在基础部办公室进行问题讨论汇总，经过充分的讨论沟通，大家形成了以下几个方面的共识：首先，各个系部尤其是系秘书做了大量工作，在档案保存方面足以看出成效；其次，目前主要问题是系秘书经验不足，没有档案管理的系统方法和经验，应该规范化系部档案管理程序，明确基本收存要求，以利于档案的管理；第三，文件盒基本都没有相应目录，不利于查找，也不能体现出存档过程。第四，每个系应该有自己系的特色档案，即单项活动档案；第五，普遍存在的硬件问题，资料室和文件柜不足。以上共识已和教务处沟通，他们表示大力支持学院的系级档案建设。

    此次检查工作，主要是为了强化系级教育工作程序与明确系级档案管理工作思路，以督促、交流、共同促进为主。计划7月13日召开系秘书座谈会，就此次检查工作进行讨论座谈并进行系级档案管理的培训工作。

（供稿：教学质量监控中心）